Optimización de los procedimientos de trabajo y organización interna para la mejora de la eficiencia
Case Study Motor Albet e ITEMSA
Proyecto de optimización de la eficiencia con Itemsa
Case Study
Mejora de la eficiencia y del servicio al cliente de la empresa Motor Albet, a través de la definición de nuevos procedimientos de trabajo para la organización de tareas, control de las mismas y adecuación del espacio de trabajo para el control de stocks e inventario, así como del estado real de las órdenes de trabajo y reparación.
Motor Albet ha contado con el apoyo de la Agencia para la Competitividad de la Empresa de la Generalitat de Catalunya, ACCIÓ, a través de la convocatoria de Cupones Acció de Innovación y Estrategia que consisten en subvenciones y ayudas para la la mejora y optimización del Modelo de gestión y de procesos de Innovación.
Situación de Partida
La empresa Motor Albet, situada en Vilafranca del Penedés, se dedica a la venta y servicio técnico de reparación de maquinaria agrícola, forestal y de jardinería. Presta servicio tanto a clientes particulares, empresas y profesionales.
Motor Albet no dispone de un sistema de gestión eficiente de los procesos internos, especialmente en el taller de reparación y servicio técnico postventa. Esta carencia repercute de forma negativa en aspectos como la limpieza o el orden y control, lo que dificulta la ejecución de las tareas y reporta en un servicio poco satisfactorio para el cliente.
Para revertir esta situación y ofrecer al cliente un servicio de calidad y reducir los plazos de entrega de reparación y venta, es necesario optimizar los procesos de Motor Albet. Para ello, se requiere redefinir tareas, funciones y responsabilidades, además de mejorar la organización interna para tener el control de las compras, stocks y de la gestión en general.
Consultoría y planificación
El proyecto comienza con la fase de análisis y diagnóstico de la situación preexistente, en la cual se detectan las carencias y evalúa el potencial de mejora de la eficiencia de Motor Albet.
Una vez detectados los puntos susceptibles de mejora, se define la línea de acción para su optimización. En este caso se decide que el eje de acción se centrará en conseguir una gestión interna eficiente y la definición de los procesos para implantar una nueva organización de trabajo.
Las optimizaciones sobre las que se basará la acción de mejora implicarán, por un lado, la formación del personal implicado y, por otro, una actuación encaminada a la mejora del orden y limpieza (5S), y a la definición de los procedimientos y la organización del trabajo.
Actuación
Como primera acción, se imparte formación al personal implicado en las diferentes áreas para integrar el orden y limpieza como una parte más de los procedimientos de Motor Albet.
Se implanta esta metodología en algunas zonas de trabajo, siguiendo la Técnica 5S, a partir de la aplicación de criterios objetivos y lógicos que, adicionalmente, optimizan el espacio. Además, se describen los procedimientos de trabajo de las diferentes áreas y se realiza un inventario del material almacenado, para su posterior clasificación.
La gestión de tareas concretas, como la de reparación, se redefinen a partir de un análisis de información histórica de las mismas, para definir una clasificación de reparaciones por tipología y asignar tiempos de referencia. Esta información permite planificar las cargas de trabajo y mejorar la asignación de tareas y la supervisión del cumplimiento de estas.
La supervisión y control permite a Motor Albet conocer la situación real de reparaciones y trabajos a realizar. A través de la definición de un procedimiento visual de las órdenes de reparación es posible conocer el estado de cada una de ellas y ofrecer un mejor servicio al cliente, reduciendo los tiempos de espera y facilitando una comunicación más fluida con todas las partes implicadas.
Objetivos
Los objetivos de este proyecto de mejora de la eficiencia de Motor Albet eran:
- Consolidar la optimización de los proyectos y de las tareas internas, así como el nuevo sistema de gestión del taller.
- Extrapolarlo a las demás tareas realizadas en la empresa.
- Mejorar la comunicación con el cliente y el servicio postventa.
- Seguir mejorando y consolidando los procesos internos de la empresa, lo que ha de permitir realizar cambios estructurales, teniendo en cuenta siempre la sostenibilidad.
Así, los principales retos de futuro son la consolidación y extrapolación de una nueva organización de trabajo y mejora en la organización de tareas internas que se acabe traduciendo en una mejora continua de los servicios, la oferta y la comunicación con el cliente final.
Resultados Obtenidos
Respecto a la Formación-Acción en Orden y Limpieza -5S- se ha conseguido un espacio de trabajo limpio, seguro, sin pérdidas ni despilfarros, y una nueva mentalidad para el cambio en toda la organización.
Tras la fase de acción, se han superado los objetivos de alcanzar una puntuación de 80 puntos en la evaluación de las 5S. Además, el aprovechamiento del espacio de almacenamiento que antes contaba con un 43,10% no utilizable permite una muy mejorada organización del espacio de trabajo.
En datos numéricos, en el área piloto se ha liberado entre un 30% y un 50% de espacio.
Adicionalmente, se han relacionado las siguientes acciones de mejora que, una vez implantadas, permitirán conseguir un ahorro de entre el 10 y el 30% respecto de la situación inicial observada: un 10% en Maquinaria Grande y un 30% en Maquinaria de mano:
- Incorporar medios auxiliares de producción y preparación (de coste reducido y rápida amortización) como bandejas para clasificar las órdenes de reparación.
- Controlar los estocs de recambios
- Asegurar el cumplimiento de los métodos operativos que se establezcan, mediante la implantación, adiestramiento y consolidación de los mismos.
Todas las intervenciones realizadas tendrán un retorno máximo de la inversión de 6 meses y, en cualquier caso, el ahorro anual será, como mínimo, de 12.000 euros para Motor Albet.
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Ahorro mínimo Anual
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Meses de ROI
