El pasado viernes 19 de enero en los informativos del mediodía de Cadena Cope Catalunya entrevistaron al Director General de Itemsa, David Calvo, para abordar un tema de creciente interés: ¿Las reuniones de trabajo son productivas o son ineficientes y una fuente de pérdidas para las empresas?
Según el estudio publicado en la Revista de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard reveló que “el 92% de los trabajadores considera que las reuniones laborales son una pérdida de tiempo y de recursos”.
Esta situación es una fuente de frustración y malestar para los empleados ya que, 7 de cada 10 reuniones son improductivas y restan tiempo para dedicar a sus tareas y funciones, afectando negativamente a la productividad global de las empresas. Otras entidades como la francesa IFOP fue más allá y calculó el coste que suponen a la empresa las reuniones de trabajo y la cifra final fue que “200 empleados con 2 horas semanales de reunión cuestan 1 millón de euros a la empresa”.
¿Aportan valor añadido las reuniones de trabajo?
Las reuniones virtuales, por su parte, habituales desde la Covid-19 y las modalidades de trabajo remoto e híbrido, arrojan cifras muy interesantes a la vez que preocupantes desde el punto de vista de la optimización de recursos y productividad de las empresas.
Esta modalidad virtual, según la estadística publicada por Atlassian, es la mayor fuente de pérdida de tiempo en el trabajo para el 47% de los empleados considerando un 34% que la mayoría de las reuniones son innecesarias. Y es que un 91% de los asistentes afirma distraerse durante las reuniones, un 73% aprovecha para dedicarse a otras tareas y casi el 40% dice dormirse.
Ante esta situación, cada vez son más las empresas que implantan sistemas para limitar estas reuniones improductivas con días meeting–free o delimitando los tiempos máximos de estas, así como modalidades de reunión más informales que abogan por la rapidez en la gestión al abordar los diferentes temas, de forma que el tiempo destinado sea el mínimo indispensable.
De las conclusiones de este estudio se extrae que un trabajador asiste a 62 reuniones mensuales de media, con una duración de entre 30 y 60 minutos, aunque casi el 40% duran más de una hora, y se generan un total de 31 horas consideradas improductivas por trabajador y mes.
En España, sin embargo, la opinión de los trabajadores acerca de si son o no productivas las reuniones de trabajo es positiva para el 70% según Comet, por lo que aprovechar al máximo el tiempo dedicado a ellas debe ser un objetivo corporativo prioritario.
¿Cómo organizar las reuniones laborales para maximizar su rentabilidad?
En la entrevista en Cadena Cope Catalunya que le hicieron al Director General de Itemsa David Calvo se aborda esta cuestión desde la experiencia de Itemsa: 35 años dedicados a la asesoría de empresas para mejorar su productividad al optimizar los recursos productivos de los que ya dispone y analizando las tareas, procesos y métodos de trabajo para detectar aquellos que no generan valor añadido.
Además de reducir o eliminar estas actividades de no valor añadido, en Itemsa también analizamos aquellas que sí aportan valor añadido para la empresa y nos enfocamos en encontrar y desarrollar mejores métodos y procesos para ejecutarlas de forma óptima.
Como comenta David en la entrevista, desde Itemsa apostamos por una correcta organización y planificación previa de las reuniones (orden del día, duración prevista, temas a tratar, aspectos técnicos…) y definir un objetivo SMART, claro y concreto, además de marcar un tiempo de reunión que nunca debe rebasarse, asegurando que solo se traten las cuestiones previstas y los temas que son objeto de la reunión. La selección de los asistentes también es importante, convocando solo a aquellas personas que es necesario que participen o intervengan, ya que otros trabajadores sólo necesitarán el report de la reunión.
También es importante facilitar a todos los asistentes a la reunión la información necesaria para preparar la misma y los recursos necesarios para que puedan cumplir con los objetivos y calendario de actividades que se fijen en la reunión.
De este modo las reuniones de trabajo sí serán productivas y evitaremos la “reunionitis” o exceso de reuniones sin un fin determinado o que merman la productividad de la empresa.
Algunas recomendaciones concretas para optimizar las reuniones de trabajo
Harvard va más allá, definiendo una serie de pautas genéricas para evitar el despilfarro de recursos en las reuniones de empresa:
- Fijar 20 minutos como duración máxima de cada reunión.
- Determinar un máximo de reuniones diarias, semanales y mensuales.
- Incentivar las reuniones ágiles haciendo las reuniones de pie.
Sin embargo, como afirmaba David en la entrevista, es importante tener en cuenta que cada empresa es diferente y tiene sus propias características y circunstancias, por lo que, por ejemplo, una empresa del sector industrial con un proceso complejo puede requerir de una reunión periódica de más duración pero con menor frecuencia que otra empresa con procesos más sencillos que debe reportar semanalmente y debe reunirse con esta frecuencia pero destina menos tiempo por reunión.
Todo ello ha llevado a que métricas, antes desconocidas, hoy son de uso generalizado, como ROTI: Return of Time Investment, que deriva de la optimización del tiempo y de las personas como recursos productivos para maximizar la productividad y el rendimiento limitando las Mudas o despilfarros que no agregan valor añadido.
Asimismo, una de las máximas que Itemsa considera en todos sus proyectos es el trabajo desde la perspectiva de la Productividad Ética, poniendo énfasis en las personas y garantizando su bienestar en todos los niveles.
