El passat divendres 19 de gener el Director General d’Itemsa, David Calvo, va ser entrevistat als informatius del migdia de Cadena Cope Catalunya per abordar un tema de creixent interès: Les reunions de treball són productives o són ineficients i una font de pèrdues per a les empreses?
Un estudi publicat a la Revista de l’Escola de Negocis de la Universitat de Harvard va revelar que “el 92% dels treballadors considera que les reunions laborals són una pèrdua de temps i de recursos”.
Aquesta situació és una font de frustració i malestar per als empleats, ja que 7 de cada 10 reunions són improductives i els resten temps per a dedicar-se a les seves tasques i funcions, afectant negativament la productivitat global de les empreses. Altres entitats com la francesa IFOP van més enllà i calculen el cost que suposen a les empreses les reunions de feina i la xifra final que els dóna diu que “200 treballadors amb 2 hores setmanals de reunió costen 1 milió d’euros a l’empresa”.
Aporten valor afegit les reunions de treball?
D’altra banda, les reunions virtuals, habituals des de la Covid-19 i les modalitats de treball remot i híbrid, donen xifres molt interessants alhora que preocupants des del punt de vista de l’optimització de recursos i productivitat de les empreses.
Aquesta modalitat virtual, segons una estadística publicada per Atlassian, és la font més gran de pèrdua de temps a la feina per al 47% dels treballadors, considerant un 34% d’aquests que la majoria de les reunions són innecessàries. I és que un 91% dels assistents afirmen distreure’s durant les reunions, un 73% aprofita per dedicar-se a altres tasques i gairebé el 40% diu adormir-se.
Davant d’aquesta situació, cada cop són més les empreses que implanten sistemes per limitar aquestes reunions improductives amb dies meeting-free (lliures de reunions) o delimitant-ne el temps màxim, així com també promouen modalitats de reunió més informals que advoquen per la rapidesa en la gestió en abordar els diferents temes, de manera que el temps destinat a cada reunió sigui el mínim indispensable.
De les conclusions d’aquest estudi se n’extreu que un treballador assisteix a una mitjana de 62 reunions mensuals, amb una durada d’entre 30 i 60 minuts, encara que gairebé el 40% duren més d’una hora, i que arran d’això es generen un total de 31 hores considerades improductives per treballador i mes.
A Espanya, però, l’opinió dels treballadors sobre si són productives o no les reunions de feina és positiva per al 70% segons Comet, per la qual cosa aprofitar al màxim el temps dedicat a elles ha de ser un objectiu corporatiu prioritari.
Com organitzar les reunions laborals per maximitzar-ne la rendibilitat?
A l’entrevista a la Cadena Cope Catalunya que li van fer al Director General d’Itemsa David Calvo s’aborda aquesta qüestió des de l’experiència d’Itemsa: 35 anys dedicats a l’assessoria d’empreses per millorar-ne la productivitat en optimitzar els recursos productius de què ja disposen i analitzant les tasques, els processos i els mètodes de treball per detectar aquells que no generen valor afegit.
A més de reduir o eliminar aquestes activitats de no valor afegit, a Itemsa també analitzem les que sí que aporten valor afegit per a l’empresa i ens enfoquem a trobar i desenvolupar millors mètodes i processos per executar-les de forma òptima.
Com comenta el David a l’entrevista, des d’Itemsa apostem per una organització i planificació correcta prèvia de les reunions (ordre del dia, durada prevista, temes a tractar, aspectes tècnics…) i per definir un objectiu SMART, clar i concret, a més de marcar un temps de reunió que mai no s’ha de superar, assegurant que només es tractin les qüestions previstes i els temes que són objecte de la reunió. La selecció dels assistents també és important, convocant només aquelles persones que cal que hi participin o intervinguin, ja que altres treballadors només necessitaran el report de la reunió.
També és important facilitar a tots els assistents a la reunió la informació necessària per preparar-la i els recursos necessaris perquè puguin complir els objectius i el calendari d’activitats que es fixin a la reunió.
D’aquesta manera les reunions de treball sí que seran productives i evitarem la “reunionitis” o excés de reunions sense una finalitat determinada o que minven la productivitat de l’empresa.
Algunes recomanacions concretes per optimitzar les reunions de feina
El citat estudi de Harvard va més enllà, definint una sèrie de pautes genèriques per tal d’evitar el malbaratament de recursos a les reunions d’empresa:
- Fixar 20 minuts com a durada màxima de cada reunió.
- Determinar un màxim de reunions diàries, setmanals i mensuals.
- Incentivar les reunions àgils fent les reunions dempeus.
No obstant això, com afirmava el David a l’entrevista, és important tenir en compte que cada empresa és diferent i té les seves pròpies característiques i circumstàncies, per la qual cosa, per exemple, una empresa del sector industrial amb un procés complex pot requerir una reunió periòdica de més durada però amb menys freqüència que una altra empresa amb processos més senzills que ha de reportar setmanalment i s’ha de reunir amb aquesta freqüència però destina menys temps per cada reunió.
Tot això ha fet que mètriques abans desconegudes, avui són d’ús generalitzat, com ara el ROTI: Return of Time Investment, que deriva de l’optimització del temps i de les persones com a recursos productius per maximitzar la productivitat i el rendiment limitant les Mudes o malbarataments que no incorporen valor afegit.
Així mateix, una de les màximes que Itemsa considera en tots els seus projectes és el treball des de la perspectiva de la Productivitat Ètica, posant èmfasi en les persones i garantint-ne el benestar a tots els nivells.
